Dagelijks Woord

Meer over Kerkvoogd

Eherkenning en aanvraagprocedure

De digitalisering bij de overheid en bedrijven gaat steeds verder en in toenemende mate zijn  voorzieningen en regelingen nu al niet meer op papier aan te vragen of toegankelijk. Voor deze digitale communicatie wordt gebruik gemaakt van het systeem van eHerkenning.

Zoals natuurlijke personen met hun BSN een DigiD aan kunnen vragen en hiermee kunnen communiceren met de overheid, zo kunnen organisaties met hun KvK-nummer een eHerkenningsmiddel aanvragen waarmee ze kunnen inloggen en communiceren met o.a. de overheid en bedrijven. Denk hierbij aan het aanvragen van vergunningen, communicatie met de Belastingdienst en het UWV, maar ook voor het aangaan van bijvoorbeeld een telefoonabonnement.

Betrouwbaarheidsniveau’s eHerkenning
eHerkenning werkt met betrouwbaarheidsniveaus van 1 tot en met 5. Afhankelijk van het betrouwbaarheidsniveau vindt er een toets plaats op de natuurlijke persoon en de mate van machtiging die deze persoon heeft om namens de rechtspersoon (gemeente of diaconie) rechtshandelingen te verrichten.

Bijvoorbeeld op betrouwbaarheidsniveau 1 kan onder andere een gratis VOG, parkeervergunning of bijvoorbeeld asbest-subsidies aangevraagd worden. Maar voor bijvoorbeeld werkgeversdossiers bij het UWV, of Ruimtelijke Ordeningszaken, is betrouwbaarheidsniveau 2 of 3 of hoger nodig. Meer informatie over producten en betrouwbaarheidsniveaus vindt u hier: https://www.eherkenning.nl/inloggen-met-eherkenning/betrouwbaarheidsniveaus

Aanvraagprocedure eHerkenning voor kerkelijk rechtspersonen
Vanaf nu heeft u de mogelijkheid om een eHerkenning niveau 3 aan te vragen bij KPN. Graag informeren wij u over de wijze waarop dit dient te gebeuren en welke informatie hierbij overlegd dient te worden.

Over de procedure die hiervoor moet worden gevolgd is overlegd tussen de gezamenlijke kerken (CIO), het ministerie van Binnenlandse zaken en Koninkrijksrelaties en de private aanbieders van eherkenning, met name KPN.

Eherkenning niveau 3 heeft u nodig voor het aangifte doen van loonheffing bij de Belastingdienst zakelijk. Alleen wanneer u deze aangifte zelf doet, heeft u hierover bericht gehad van de Belastingdienst: U heeft dan uitstel van deze digitale aangifte gekregen tot uiterlijk 1 augustus a.s. Ook voor andere digitale “correspondentie” met de overheid heeft u eHerkenning nodig zoals contacten met het UWV en voor het aanvragen van vergunningen en subsidies.

Voor het aanvragen van gratis VOG’s (Verklaring omtrent Gedrag) heeft u op dit moment nog voldoende aan eHerkenning niveau 1, maar dit zal in de loop van dit jaar – de exacte datum is nog niet bekend – ook worden veranderd in eHerkenning niveau 3.

Voorbereiding van de aanvraag
Voor het aanvragen van eHerkenning niveau 3 is enige voorbereiding nodig. We lichten dit hieronder stapsgewijs toe:

1. U vraagt via de website van de HHK of via d e-mail (bureau@hhk.nl) een verklaring van rechtspersoonlijkheid t.b.v. eherkenning aan. In deze email vermeldt u voor welke gemeente of diaconie deze aanvraag wordt gedaan, onderstaande gegevens:

- De officiële naam van de gemeente of diaconie
- Uw inschrijvingsnummer in het handelsregister (kamer van koophandel)
- Het correspondentieadres (beide zoals vermeld in het Handelsregister)
- Het emailadres waar de verklaring naar toe kan worden toegezonden
- De naam van de contactpersoon en een telefoonnummer voor eventuele vragen
- De primaire reden waarom u eHerkenning aanvraagt. Is dat vanwege aangifte loonheffing of een andere reden?

2. U krijgt deze verklaring rechtspersoonlijkheid (verklaring A) per email (binnen vijf werkdagen) toegezonden met daarbij gevoegd een invulformulier voor identificatie van bevoegde personen (verklaring B). Deze ‘verklaring B’ betreft een verklaring die u zelf dient te printen en in te vullen met onderstaande gegevens:
- De naam van de voorzitter van de kerkvoogdij of diaconie
- De naam van de secretaris van de kerkvoogdij of diaconie
- De namen van 3 andere kerkenraads-of kerkvoogdij- of diaconieleden. Wanneer die er niet zijn dan eventueel (aangevuld met de) namen van gemeenteleden
- De naam van degene die door kerkvoogdij of diaconie wordt gemachtigd om eherkenning aan te vragen (de gebruiker)  NB: dit mag ook een van de 5 bovengenoemde personen zijn.

3. Nadat u ‘verklaring B’ hebt ingevuld en de benodigde handtekeningen zijn geplaatst scant u de ingevulde verklaring in en slaat deze op als een pdf-bestand.

De ontvangen verklaring rechtspersoonlijkheid (verklaring A) en de ingevulde verklaring over de identiteit van de vertegenwoordigers van uw gemeente (verklaring B) dient u tijdens de digitale aanvraag van eHerkenning niveau 3 zelf te uploaden. Hierbij dient van elk van de in verklaring B genoemde personen een kopie van de voorzijde van het identiteitsbewijs te worden bijgevoegd (foto, nationaliteit en BSN mogen onzichtbaar worden gemaakt). Let u erop dat deze ingescande kopie leesbaar is en van voldoende kwaliteit. Het aanvragen van eHerkenning kan via de website: www.eherkenning.nl/

Het verdient aanbeveling om in uw gemeente goed te overwegen en ook vast te leggen wie als gebruiker van het eherkenning niveau 3 wordt aangewezen. Deze gebruiker is de gemachtigde voor alle aanvragen die met deze eherkenning worden gedaan. Het kan bijvoorbeeld de secretaris van de kerkvoogdij of diaconie zijn, of een hoofd/medewerker van het plaatselijke kerkelijk bureau.

Aangeraden wordt om de gebruiker in een logboek te laten vastleggen welke data en voor welk doel hij/zij de eHerkenning heeft gebruikt en dit overzicht/logboek regelmatig te laten inzien door voorzitter en secretaris van uw kerkvoogdij of diaconie. Neem de controle van het logboek ook op in de procedure van de jaarlijkse kascontrole.

Wees terughoudend met het machtigen van diensten. Selecteer bij de aanvraag alleen de diensten waarvoor eHerkenning nodig is!

Kiest u een persoon als gebruiker waarvan mag worden aangenomen dat hij/zij de komende 3 jaren deze rol kan vervullen. Klik hier voor het webadres bij de aanvraag via KPN.

Praktische aandachtspunten bij de aanvraag
- Tijdens de aanvraag hoeft u géén uittreksel handelsregister (KVK) te uploaden. (De verklaring rechtspersoonlijkheid (Verklaring A) en het ingevulde formulier (Verklaring B) komen hiervoor in de plaats

- De gebruiker vult in dat hij/zij niet zelfstandig bevoegd is. Slechts 1 persoon kan geregistreerd worden als gemachtigde
- Het KVK-nummer dat in de verklaring rechtspersoonlijkheid staat vermeld dient te worden ingevuld
- De voorzitter en de secretaris van kerkvoogdij of diaconie dienen te worden ingevuld als de bevoegde vertegenwoordigers van uw gemeente
als PO/referentienummer/verificatiecode dient het nummer te worden vermeld dat in de verklaring van rechtspersoonlijkheid staat vermeld (HHK-xxxxxx)
- De gebruiker van de eherkenning zal “fysiek worden geïdentificeerd”. Dit betekent dat er iemand bij hem/haar langskomt. Aan het einde van de aanvraagprocedure kan hiervoor een afspraak worden gemaakt
- De uitgestelde datum voor het indienen van de aangifte loonheffing is 1 augustus 2020. We raden u aan om op tijd eHerkenning 3 aan te vragen
- Aangeraden wordt om het eHerkenning aan te vragen voor 3 jaren (i.v.m. personele wisselingen) voor: Belastingdienst i.v.m. loonheffing & alle overige zaken waarvoor nu eherkenning niveau 1 nodig is.  Alleen als u nu al weet dat u deze eHerkenning voor andere aanvragen wilt gebruiken, kunt u dit aanvinken.  Dit kan ook nog op een later moment.

Kosten
Aan het aanvragen van een eHerkenningsmiddel zijn kosten verbonden. Deze dient u te voldoen aan de leverancier (bij KPN zal dit circa € 161,- bedragen). Let er op dat u bij de online-aanvraagprocedure het juiste factuuradres voor deze kosten opgeeft. Vaak is dit een ander adres dan van de aanvrager.

Meer informatie over rechtspersoonlijkheid van gemeenten en diaconieën, en een voorbeeld van de Verklaring van Rechtspersoonlijkheid is te vinden op deze pagina: https://www.hersteldhervormdekerk.nl/hhk/kerkvoogd/organisatie/rechtspersoonlijkheid-van-de-gemeenten-en-van-de-kerk

 

Downloads Eherkenning

  • © hersteld hervormde kerk 2021

Heeft u vragen over het geloof?

Open Sluit