Eherkenning en aanvraagprocedure

De digitalisering bij de overheid en bedrijven gaat steeds verder en in toenemende mate zijn voorzieningen en regelingen nu al niet meer op papier aan te vragen of toegankelijk. Voor deze digitale communicatie wordt gebruik gemaakt van het systeem van eHerkenning.

Zoals natuurlijke personen met hun BSN een DigiD aan kunnen vragen en hiermee kunnen communiceren met de Overheid, zo kunnen organisaties met hun KvK-nummer een eHerkenningsmiddel aanvragen waarmee ze kunnen inloggen en communiceren met o.a. de Overheid en overige instanties en bedrijven. Denk hierbij aan de Belastingdienst, UWV, Gemeentes (vergunningen), maar ook voor het aangaan van bijvoorbeeld een telefoonabonnement.

Betrouwbaarheidsniveau’s eHerkenning
eHerkenning werkt met betrouwbaarheidsniveaus. Er zijn 3 betrouwbaarheidsniveaus voor eHerkenning: EH2+, EH3 en EH4. Afhankelijk van het betrouwbaarheidsniveau vindt er een toets plaats op de natuurlijke persoon en de mate van machtiging die deze persoon heeft om namens de rechtspersoon (gemeente of diaconie) rechtshandelingen te verrichten.

Bijvoorbeeld op betrouwbaarheidsniveau 2+ kan onder andere een gratis VOG aangevraagd worden. Maar voor werkgeversdossiers bij het UWV, of Ruimtelijke Ordeningszaken, is betrouwbaarheidsniveau EH3 of hoger nodig. Meer informatie over producten en betrouwbaarheidsniveaus vindt u hier: https://www.eherkenning.nl/inloggen-met-eherkenning/betrouwbaarheidsniveaus

Aanvraagprocedure eHerkenning voor kerkelijk rechtspersonen
U kunt eHerkenning aanvragen bij 6 door de Rijksoverheid erkende leveranciers. Alleen zij mogen eHerkenning leveren. De leveranciers van eHerkenning voldoen allemaal aan dezelfde eisen, maar concurreren met elkaar op onder andere type inlogmiddel en prijs. Eén van de 6 aanbieders is KPN. Door het CIO zijn met KPN afspraken gemaakt over het aanvragen van eHerkenning specifiek door kerken. En door KPN is een instructie voor het aanvragen van eHerkenning door kerken opgesteld. Zie hiervoor ook de downloads rechts op deze webpagina.

Voorbereiding van de aanvraag
Voor het aanvragen van eHerkenning is enige voorbereiding nodig. We lichten dit hieronder stapsgewijs toe:

Stap 1: U vraagt via de website van de HHK een Verklaring van Rechtspersoonlijkheid aan.

Stap 2: U krijgt deze verklaring rechtspersoonlijkheid (Verklaring A) per email toestuurd mét daarbij een invulformulier voor identificatie van bevoegde personen (Verklaring B). Deze Verklaring B moet u printen en in vullen met de volgende gegevens:

De naam van de voorzitter van de kerkvoogdij of diaconie
De naam van de secretaris van de kerkvoogdij of diaconie
De namen van 3 andere kerkenraads-of kerkvoogdij- of diaconieleden. Wanneer die er niet zijn dan eventueel (aangevuld met de) namen van gemeenteleden
De naam van degene die door kerkvoogdij of diaconie wordt gemachtigd om eherkenning aan te vragen (de gebruiker) NB: dit mag ook een van de 5 bovengenoemde personen zijn.

Stap 3: Nadat u Verklaring B hebt ingevuld en de benodigde handtekeningen zijn geplaatst scant u de ingevulde verklaring in en slaat deze op als een pdf-bestand.

Stap 4: De Verklaring van Rechtspersoonlijkheid (Verklaring A) en de ingevulde verklaring over de identiteit van de vertegenwoordigers van uw gemeente (Verklaring B) moeten tijdens de digitale aanvraag van eHerkenning geupload. Van elk van in de Verklaring B genoemde personen moet een kopie van de voor- en achterzijde van het identiteitsbewijs bijgevoegd worden (foto, nationaliteit en BSN mogen onzichtbaar worden gemaakt). Let u erop dat deze ingescande kopie leesbaar is en van voldoende kwaliteit.

Bepalen van de gebruiker van eHerkenning
Het is belangrijk dat uw gemeente zorgvuldig bepaalt en vastlegt wie wordt aangewezen als gebruiker van eHerkenning. Deze persoon fungeert als gemachtigde voor alle aanvragen die met deze eHerkenning worden ingediend. Dit kan bijvoorbeeld de secretaris van de kerkvoogdij of diaconie zijn, of een hoofd/medewerker van het plaatselijke kerkelijk bureau. Daarnaast wordt aangeraden dat de gebruiker in een logboek bijhoudt op welke data en voor welk doel eHerkenning is gebruikt. Dit logboek dient regelmatig te worden ingezien door de voorzitter en secretaris van uw kerkvoogdij of diaconie. Neem bovendien de controle van dit logboek op in de procedure van de jaarlijkse kascontrole. Wees terughoudend met het verlenen van machtigingen. Selecteer bij de aanvraag uitsluitend de diensten waarvoor eHerkenning daadwerkelijk nodig is. Kies als gebruiker een persoon waarvan aannemelijk is dat hij of zij deze rol gedurende de komende drie jaar kan vervullen. Klik hier voor het webadres bij de aanvraag via KPN.

Praktische aandachtspunten bij de aanvraag

Tijdens de aanvraag hoeft u géén uittreksel handelsregister (KVK) te uploaden. De Verklaring Rechtspersoonlijkheid (Verklaring A) en het ingevulde formulier (Verklaring B) komen hiervoor in de plaats.
De gebruiker vult in dat hij/zij niet zelfstandig bevoegd is. Slechts 1 persoon kan geregistreerd worden als gemachtigde.
Het KVK-nummer dat in de verklaring rechtspersoonlijkheid staat vermeld dient te worden ingevuld.
De voorzitter en de secretaris van kerkvoogdij of diaconie dienen te worden ingevuld als de bevoegde vertegenwoordigers van uw gemeente.
Als PO/referentienummer/verificatiecode dient het nummer te worden vermeld dat in de Verklaring van Rechtspersoonlijkheid staat vermeld (HHK-xxxxxx)
De gebruiker van de eHerkenning zal “fysiek worden geïdentificeerd”. Dit betekent dat er iemand langskomt of u langsmoet gaan.
Aangeraden wordt om het eHerkenning aan te vragen voor 3 jaren (i.v.m. personele wisselingen) voor: Belastingdienst i.v.m. loonheffing & alle overige zaken waarvoor nu eherkenning niveau 1 nodig is. Alleen als u nu al weet dat u deze eHerkenning voor andere aanvragen wilt gebruiken, kunt u dit aanvinken. Dit kan ook nog op een later moment.

Kosten
Aan het aanvragen van een eHerkenningsmiddel zijn kosten verbonden. Deze dient u te voldoen aan de leverancier. Let er op dat u bij de online-aanvraagprocedure het juiste factuuradres voor deze kosten opgeeft. Vaak is dit een ander adres dan van de aanvrager.

Meer informatie over rechtspersoonlijkheid van gemeenten en diaconieën, en een voorbeeld van de Verklaring van Rechtspersoonlijkheid is te vinden op deze pagina: Rechtspersoonlijkheid - Hersteld Hervormde Kerk

Kerkvoogd

Downloads Eherkenning

- KPN: Gebruik maken van eHerkenning

- KPN: Instructie voor het aanvragen van een eHerkenning middel door kerken

Eherkenning en aanvraagprocedure

Kerkvoogd

Downloads Eherkenning

Nevensites

Geschriften

Contact

Heeft u vragen over het geloof?