Meer over Kerkvoogd

Ledenregistratie

Wie registreert?
De ledenadministratie  van de gemeenteleden (register van de gemeenteleden) wordt door, of namens, de kerkenraad bijgehouden (ord. 2-1-1).

Wanneer de ledenadministratie niet door de kerkenraad zelf wordt uitgevoerd dan is deze taak opgedragen aan het college van kerkvoogden (ord. 16-1-3). Soms is de uitvoering van deze taak ondergebracht bij een, hiervoor aangewezen, kerkelijk functionaris.
In de ledenadministratie worden de gegevens de belijdende lidmaten, doopleden en geboorteleden opgenomen (ord. 2-2-1). En wanneer betrokkenen hier geen bezwaar tegen hebben de gegevens van hun gezinsleden  (ord. 2-2-7).

Wat wordt geregistreerd?
Voor zover bekend en van toepassing worden de volgende gegevens geregistreerd (ord. 2-2-6).
- de geslachtsnaam en voornamen (c.q. voorletters)
- adres en woonplaats
- geslacht
- burgerlijke staat
- geboortedatum en geboorteplaats
- het feit van doop (met kerkelijke gemeente en datum)
- het feit van belijdenis des geloofs (met kerkelijke gemeente en datum)
- het feit van kerkelijke huwelijksbevestiging en de huwelijksdatum
- overkomst uit een andere kerkgemeenschap met datum
- het onderling gezinsverband van geregistreerden op één adres.

Bescherming Persoonsgegevens
In de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) zijn door de overheid regels opgesteld ter bescherming van de privacy. Hierin zijn de rechten opgenomen die de geregistreerden, en de plichten van de organisatie die registreert. Ook kerken dienen zich hier aan te houden.

De rechten van geregistreerden zijn:
1. Recht op informatie
Organisaties zijn wettelijk verplicht informatie te geven aan personen van wie zij persoonsgegevens gebruiken. Zij moeten deze mensen informeren welke gegevens zij gebruiken en met welk doel. Ook moeten zij informatie geven over hun identiteit (naam en adres van de organisatie) en of zij de gegevens aan andere organisaties verstrekken.
2. Recht op correctie en verwijdering
Mensen hebben het recht om correctie van hun persoonsgegevens te vragen. Dat houdt in dat zij een organisatie mogen vragen hun persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen.
3. Recht op inzage
Mensen hebben recht op inzage in hun persoonsgegevens. Dat houdt in dat zij een organisatie mogen vragen of deze persoonsgegevens van hen heeft vastgelegd en zo ja, welke. Zij hoeven geen reden te geven voor een inzageverzoek.
4. Recht van verzet
Mensen hebben het recht aan een organisatie te vragen hun persoonsgegevens niet meer te gebruiken. Dit heet het recht van verzet. Het is ten eerste van toepassing als een organisatie persoonsgegevens gebruikt voor marketingdoeleinden. Ten tweede kan iemand ook om bijzondere persoonlijke redenen van het recht van verzet gebruikmaken.

Zie ook: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/zelf-doen/privacyrechten

Iedere geregistreerde dan wel diens wettelijke vertegenwoordiger heeft dus recht op inzage in alle hem betreffende geregistreerde gegevens en op correctie van onjuistheden in die gegevens (ord. 2-2-8).

Overige (kerkordelijk) bepalingen
De geregistreerde gegevens mogen uitsluitend voor kerkelijke doeleinden van de eigen gemeente of kerk gebruikt worden en in andere gevallen uitsluitend met voorafgaande toestemming van betrokkenen(n) (ord. 2-2-9).

De ledenregistratie is uitsluitend een plaatselijke aangelegenheid, er is geen landelijke registratie.

Wanneer gebruik wordt gemaakt van een geautomatiseerde ledenadministratie dan hoeft daarnaast geen schriftelijk register bijgehouden te worden.

Wel moet van de geautomatiseerde ledenadministratie een actuele schriftelijke (uitgeprinte) afdruk bewaard worden (ord. 2-3-4).

Ook moet er een kopie/back-up van de ledenadministratie bewaard worden op een locatie die minimaal 200 meter gelegen is vanaf de plek waar het eerste exemplaar bewaard wordt (ord. 2-3-3).

Ten slotte
Het bijhouden van de ledenadministratie vergt zorgvuldigheid. Enerzijds inzake de bescherming van de persoonsgegevens. Maar ook wat betreft het up-to-date houden van de gegevens. Dit laatste is met name een aandachtspunt bij verhuizingen. Wanneer iemand verhuist gaat men vanzelf behoren tot de gemeente in de nieuwe woonplaats, ook wanneer men zich daar niet persoonlijk aanmeldt. Het is daarom van belang dat de gemeente waarvandaan het gemeentelid vertrekt altijd een bericht, met de gegevens uit de ledenregistratie, toestuurt aan de kerkenraad van de nieuwe gemeente.
Wanneer een tuchtmaatregel  van kracht is, wordt de nieuwe kerkenraad daarvan op de hoogte gesteld. Op deze wijze wordt het opzicht over naleving van de tuchtmaatregel overgedragen aan de kerkenraad van de nieuwe gemeente. 

Ord. 2-2-11: Ingeval van vertrek van een geboortelid, dooplid of lidmaat van de gemeente naar een andere gemeente, wordt dit lid door de kerkenraad aanbevolen in de pastorale zorg van de kerkenraad van de gemeente van vestiging. Bij het vertrek van een lid van de gemeente naar elders worden de desbetreffende gegevens uit het register van gemeenteleden toegezonden aan de gemeente van vestiging, waarbij de verklaring, dat iemand lidmaat is, tevens geldt als attestatie over belijdenis en wandel tenzij het consistorie van de gemeente van vertrek aan dat van de gemeente van vestiging bericht dat op de betrokkene een maatregel tot handhaving van de kerkelijke tucht wordt toegepast.

  • © hersteld hervormde kerk 2017

Ontwerp en realisatie:

Heeft u vragen over het geloof?

Open Sluit