Algemene Verordening persoonsgegevens (AVG)

De nieuwe privacywetgeving, de Algemene Verordening persoonsgegevens (AVG) is op 25 mei 2018 van kracht gegaan en vervangt de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). Iedereen die binnen de kerk met persoonsgegevens te maken heeft, moet zich aan deze regelgeving houden. Zo gaat het bijvoorbeeld om het voeren van de ledenadministratie, het distribueren van ledenlijsten, het uitzenden van kerkdiensten, publicaties in het kerkblad, het maken van aantekeningen tijdens een huisbezoek en het plaatsen van foto’s op de website. Er vindt momenteel discussie plaats wat de speelruimte is binnen de kaders die de wet geeft. Duidelijk is wel dat de nieuwe wetgeving gevolgen heeft voor kerkelijke gemeenten. Belangrijk is om als gemeente zorg te dragen voor een goede beveiliging en overdracht van persoonsgegevens. Een advies wat gedeeld werd, is om in kaart te brengen welke persoonsgegevens er in omloop zijn in de gemeente en daarnaast ook een contactpersoon aan te stellen.

Aanschaf software via donatieprogramma

Wilt u als kerkelijke gemeente gebruik maken van software zoals SharePoint, Microsoft Word, Excel, et cetera? Techsoup helpt non-profit organisaties om zich professioneel uit te rusten met de meest up to date technologie, door hen gratis of tegen een zeer lage prijs toegang te geven tot de producten en diensten van grote IT-leveranciers, zoals Adobe, Cisco, Microsoft, Symantec, Google en vele andere. Dit maakt deel uit van de maatschappelijke betrokkenheid van deze bedrijven.

Ook de Hersteld Hervormde Kerk is bij Techsoup aangemeld. Wanneer u als plaatselijke gemeente gebruik wilt maken van het Techsoup donatieprogramma, kunt u zich hiervoor registreren door een gebruikersprofiel aan te maken via www.Techsoup.nl (menu optie: registratie). In het formulier moet op de plaats van het Kamer van Koophandel nummer door de kerkelijke gemeenten het incassant ID ingevuld worden. Dit nummer is voor iedere gemeente uniek en kan opgevraagd worden bij het kerkelijk bureau.

Kascommissie/controleverslag

Het is de taak van de kascontrolecommissie om na te gaan of de informatie in de jaarrekening correct en voldoende is. Er moet een controle plaatsvinden van de balans, staat van baten en lasten en de eventuele toelichting (verslag). Ook dient nagegaan te worden of aan wettelijke, kerkordelijke of andere bepalingen voldaan is. De kascontrolecommissie rapporteert aan het kerkbestuur, dat is de kerkenraad of het college van notabelen, en aan de leden(vergadering). De gemeenteleden moeten er op kunnen vertrouwen dat de gepresenteerde cijfers kloppen. Naast de controlerende taak is het signaleren van risico’s en het adviseren op het gebied van de administratie, ANBI en organisatie ook een taak van de kascommissie. Hierbij kan gebruik worden gemaakt van het model controleverslag van de HHK.

Handleiding energie besparen

De handleiding ‘energie besparen’ is een uitgave van de provincie Noord-Holland. De handleiding is opgesteld om kerken te ondersteunen bij het nemen van verantwoorde energie duurzame maatregelen. Het stappenplan in de handleiding helpt kerken op weg om zelfstandige maatregelen te nemen zonder direct een adviseur in te schakelen. Deze praktische handleiding is te downloaden op de website van de HHK.

Publicatie financiële ANBI gegevens over 2017

De financiële verantwoording van het boekjaar 2017 moet uiterlijk zes maanden na afloop van dat boekjaar gepubliceerd worden. Dus op uiterlijk 1 juli 2018 moe(s)ten de financiële gegevens over het boekjaar 2017 gepubliceerd staan. Wanneer hier nog niet aan voldaan is, dient dit per omgaande alsnog te gebeuren. Kerkgenootschappen hoeven alleen een samenvatting van de staat van baten en lasten te publiceren, dus geen balans. Stichtingen Vermogensbeheer moeten wel een balans publiceren. Enkele belangrijke aandachtspunten: 
- Wijzig de link van het internetadres waar de ANBI informatie gepubliceerd staat NIET. Deze link is namelijk opgenomen in het ANBI register van de Belastingdienst.
- Controleer of de link waar de ANBI gegevens gepubliceerd staan overeen komt met de link zoals vermeld in het ANBI register van de Belastingdienst. (https://www.belastingdienst.nl/rekenhulpen/anbi_zoeken/).

Toegankelijke kerken voor blinden en slechtzienden

In Nederland zijn er 350.000 blinden en slechtzienden. Naar verwachting zal vanwege de vergrijzing dit aantal alleen maar toenemen. Door aandacht te besteden aan de toegankelijkheid van de kerkelijke gebouwen wordt het voor personen met een visuele beperking weer en meer mogelijk gemaakt om zelfstandig de kerk of kerkelijke bijeenkomsten te bezoeken. Een organisatie die kerkvoogden hierbij behulpzaam kan zijn, is de Christelijke Bibliotheek voor Blinden en Slechtzienden (CBB). De CBB zet zich in om de wereld van blinden en slechtzienden te vergroten door communicatie voelbaar te maken, bijvoorbeeld door de plattegrond, vluchtroute of het ontruimingsplan om te zetten in braille.

Arbowet

Per 1 juli 2017 is de nieuwe Arbowet van kracht gegaan. U bent hierover geïnformeerd in een vorige nieuwsbrief. De wijziging van de Arbowet heeft mogelijk consequenties voor gemeenten die op basis van een arbeidsovereenkomst een kerkelijk werker of kerkelijke functionaris (bv. koster) in loondienst hebben. De belangrijkste wijziging is dat het vanaf 1 juli 2017 weer verplicht is om een basiscontract bij een arbodienst af te sluiten. Alhoewel de nieuwe Arbowet is ingegaan op 1 juli 2017 hebben werkgevers en arbodienstverleners tot 1 juli 2018 de tijd gekregen om de contracten aan te passen. Aanpassen kan door middel van een aanvulling op het bestaande contract of door een nieuw contract af te sluiten. Meer informatie over deze wijzigingen is te vinden op het Arboportaal van de overheid: www.arboportaal.nl/actueel/arbozorg/wijzigingen. Raadpleeg voor meer informatie de website van de HHK en de brochure ‘Veiligheid in en om de kerk’. De brochure is te downloaden op de website. U kunt hiervoor ook contact opnemen met het kerkelijk bureau.