Het omzetten van documenten in PDF met PDF24 Creator

Een van de voorwaarden voor het langdurig digitaal archiveren van documenten is dat ze zijn opgeslagen in een standaardformaat. Zo’n formaat wordt - volgens afspraak - blijvend ondersteund en blijft dus altijd leesbaar. PDF/A is zo’n formaat.

Hoe zet je een document om in PDF/A?
Het omzetten van een Word-document in PDF/A is erg eenvoudig. Met de nieuwere versies van Microsoft Word of LibreOffice kun je “Opslaan als” gebruiken. Sla het bestand dan niet op als Word-document, maar als PDF. Om er zeker van te zijn dat het opgeslagen is in PDF/A en niet in het gewone PDF-formaat moet je - nadat je “PDF” hebt geselecteerd - even kijken bij “Opties”. Onderaan is het mogelijk een vinkje aan te klikken bij de tekst: “Voldoet aan ISO 19005-1 (PDF/A)” Wanneer dit aangevinkt is, wordt het document in het goede formaat opgeslagen.

Hoe sla je niet-Word documenten op als PDF en wat moet je doen als je een heleboel documenten in één keer wilt opslaan als PDF/A? 
Bij het omzetten van documenten die geen ingebouwde converter in de programmatuur hebben of bij het verwerken van een bepaalde hoeveelheid documenten in één keer is het nodig om een programma te downloaden dat documenten virtueel print als PDF. Er zijn verschillende gratis programma’s te downloaden. Bijvoorbeeld PDF24. Het is een goed en uitgebreid programma, gratis te downloaden, eenvoudig en duidelijk in de bediening en Nederlandstalig. Dit programma is vinden via de site van PDF24: https://en.pdf24.org/. Je kunt dit programma op verschillende manieren gebruiken. Je kunt documenten “printen” als een PDF. Wanneer je het document open hebt staan ga je naar afdrukken, kies als printer “PDF24 PDF” en klik op "Afdrukken". Dan verschijnt er een schermpje waarin je aanpassingen kunt doen. Kies voor “Opslaan als… “ en dan voor PDF/A-1 of PDF/A-2 en niet voor de default-instelling PDF 1.4. Klik op “Doorgaan”. Kies dan de juiste locatie en klik op “Opslaan”. Uw PDF is nu gemaakt.

Als u meerdere documenten tegelijk wilt omzetten naar PDF/A kan dat ook met dit programma. Wanneer je het programma opent zie je dat er links twee schermpjes zijn die net zo functioneren als de Verkenner in Windows. Rechts is er een groter scherm. In het verkenner-gedeelte zoek je de map op die je wilt omzetten en je opent deze map. In het middelste schermpje zie je de documenten die in deze map zitten. Je kunt nu de documenten selecteren en slepen naar het rechtse scherm. Tip: om alle documenten te selecteren kun je “Shift” ingedrukt houden en het eerste en laatste document aanklikken. Wanneer je niet alle, maar enkele documenten wilt selecteren houd je “Ctrl” in gedrukt. De documenten worden geladen in het rechter scherm. Dit kan even duren, afhankelijk van de hoeveelheid en grootte van de documenten. Hierna lichten de icoontjes boven dit sche rm op. Hiermee kun je allerlei bewerkingen uitvoeren. Kies voor “Alle documenten opslaan als…”. Daarna volg je de procedure zoals hierboven beschreven. Op deze manier kun je eenvoudig veel documenten tegelijk omzetten naar PDF/A en ben je een stap dichter bij duurzame digitale informatie.

Bron: Archief- en documentatiecentrum

 

  • © hersteld hervormde kerk 2017

Ontwerp en realisatie:

Heeft u vragen over het geloof?

Open Sluit